Desafio 12
Auditoria
Como podemos agilizar o processo e melhorar a assertividade no e-Discovery?
Descrição da situação
Na grande maioria das apurações conduzidas pela Auditoria Interna, o procedimento de e-Discovery (leitura de e-mails, mensagens e outros documentos) é necessário e, frequentemente, apresenta-se como a principal técnica para elucidar o caso e subsidiar o relatório com evidências relevantes. Apesar disso, dependendo do número de itens a serem analisados, o procedimento pode ser extremamente trabalhoso e exaustivo, demandando inúmeras horas de trabalho e esforço mental do auditor.
Quais as causas?
A raiz central do problema é a própria natureza da atividade e o volume médio de itens a serem analisados em cada caso, o que demanda atenção plena do profissional envolvido, por período prolongado, além da grande variação de assuntos e particularidades de cada caso.
Efeitos e consequências
O volume de leitura, quando significativo, pode prejudicar a capacidade do profissional de identificar as informações importantes devido à fadiga mental, prejudicando a qualidade dos resultados alcançados, comprometendo o prazo para conclusão dos trabalhos e impactando a adoção tempestiva das medidas de controle, correção e/ou disciplinares. Por mais que apliquemos as melhores técnicas, como trata-se de um trabalho humano, cada auditor pode ter um viés ou variações de entendimento.
Definição de problema resolvido
O problema seria resolvido ao possibilitar a identificação eficaz de e-mails, mensagens e documentos relacionados a um mesmo caso. Além disso, o processo deve oferecer suporte para análise de sentimentos e extração de informações relevantes, que contribuam para investigar hipóteses específicas. Tudo isso precisa ser realizado com maior agilidade e assertividade, reduzindo o tempo necessário para a análise e aumentando a precisão dos resultados.
Soluções já testadas
Para tentar melhorar o desempenho dos profissionais nesse procedimento, a equipe discute previamente a definição de palavras-chave mais específicas ao caso e a aplicação de filtros disponíveis na ferramenta utilizada, para reduzir o número de itens a serem lidos.
Hipóteses de solução
Desenvolver uma IA do zero ou adaptar alguma já existente, que já realize a leitura, interpretação e análise de sentimentos, para identificar informações que possam confirmar ou refutar a hipótese investigada, considerando o contexto da empresa, a dinâmica do fato em apuração e as premissas fornecidas à IA.